OUTGOING STUDENT CONTROL LIST FOR STUDY
GİTMEDEN ÖNCE (BEFORE MOBILITY)
- Kazanan Öğrenci Nominasyon İletisi (Succesful Student Nomination Message): Değişim Programları Koordinatörüğü tarafından Erasmus öğrencisinin bilgileri ortak üniversiteye e-mail ile bildirilir.
- Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement – Before Mobility): Bölüm Erasmus Koordinatörünün denetiminde doldurulur, ev sahibi ve misafir olunulacak kurumdan imzalar tamamlandıktan sonra Değişim Programları Koordinatörlüğüne teslim edilir.
- Approval Form:Bölüm Erasmus koordinatörü ile doldurulur, imzaları tam olacak şekilde Değişim Programları Koordinatörüğü’ne iletilir.
- Misafir Kurumdan alınacak Davetiye Mektubu (Acceptance Letter): Ortak üniversiteden ilk önce PDF mail hemen ardından orijinal olarak istenir.
- Gerekli Vize Evrakları (Required Visa Documents) – (Büyükelçilik/Konsolosluktan istenecek): Öğrenci, büyükelçilik/konsolosluk sayfasında yazan gerekli evrakları kendisi hazırlar.
- Büyükelçilik/Konsolosluk Yazısı (Embassy/Consulate Document – It will be taken from Exchange Programs Coordinator): Değişim Programları Koordinatörlüğü öğrencinin hareketliliğine ilişkin antetli kağıda resmi bir yazı hazırlar, öğrenciye verir.
- Pasaportun kimlik ve vize sayfalarının fotokopisi (Photocopy of Passport ID and Visa Page): Okunaklı şekilde Değişim Programları Koordinatörlüğü’ne teslim edilir.
- Sigorta Belgesi (Insurance Certificate): Türkiye ile bazı ülkelerin ikili sigorta anlaşmaları mevcuttur.
- Euro hesabının açtırılması (Euro Account): Öğrencinin Vize aldıktan sonra Vakıf Bank Mercan Şubesinden EURO hesabı açtırması gerekmektedir. Hibe euro olarak öğrencinin hesabına yatırılır. Öğrenci banka hesap cüzdanının fotokopisini ofise teslim eder.
- OLS (Online Linguistic Support) Erasmus Dil Desteği: Değişim Programları Koordinatörlüğü tarafından gönderilir.
- Erasmus Grant Agreement: Vize alındıktan sonra Değişim Programları Koordinatörlüğü ofis ile öğrenci arasında imzalanır.
- Konaklama Başvuru Formu (Accomodation Form): Öğrenci, misafir kurumun uluslararası ofisine konaklama seçeneklerini sorar ve seçeneklere göre karar verir ve konfirmasyon alır.
- Feragat Dilekçesi (Waiver Petition): Hareketlilikten (Staj/Öğrenim) vazgeçenler bu dilekçeyi sunmak zorundadırlar.
DEĞİŞİM SIRASINDA (DURING MOBILITY)
- Arrival Form: Karşı kuruma vardıktan sonra 3 gün içerisinde karşı kurumun Erasmus Ofisi tarafından doldurulup erasmus@ticaret.edu.tr e-posta adresine gönderilir.
- Öğrenim Anlaşması Ekle Çıkar Sayfası (Learning Agreement – During Mobility): Öğrenim anlaşmasının devamında yer alır. Öğrenci misafir kuruma gittiğinde derslerde 1 ay içinde değişiklik yaparsa bu formu düzenler ve imzalı olarak Değişim Programları Koordinatörlüğüne iletir. Öğrenci Ekle Çıkar sayfasında yapacağı her türlü değişikliği Bölüm Erasmus Koordinatörünün onayı ve Değişim Programları Koordinatörlüğünün bilgisi dahilinde yapar.
- Approval Form – Changes: Öğrenci misafir kuruma gittiğinde derslerde 1 ay içinde değişiklik yaparsa bu formu düzenler ve imzalı olarak Değişim Programları Koordinatörlüğüne iletir. Öğrenci changes sayfasında yapacağı her türlü değişikliği Bölüm Erasmus Koordinatörünün onayı ve Değişim Programları Koordinatörlüğünün bilgisi dahilinde yapar.
- Katılım Sertifikası (Certificate of Attendance): Gittiği kurumdan imzalı ve mühürlü şekilde alınır. Kalış süresini belirtir.
DÖNDÜKTEN SONRA (AFTER MOBILITY)
- Öğrenim Anlaşması / Döndükten Sonra (Learning Agreement – After Mobility)
- Misafir olunan kurumdan alınan onaylı Ingilizce transkript (Transcript from host institution): Dönüş işlemlerinin aksamaması için mümkünse transkript dönmeden önce alınmalı ya da daha sonra Değişim Programları Koordinatörlüğüne ulaştırılması sağlanmalıdır. Eğer transkript karşı üniversite tarafından Değişim Programları Koordinatörlüğüne gönderilirse; öğrenci belgeyi Değişim Programları Koordinatörlüğü’nden alarak Erasmus bölüm/birim koordinatörüne iletir.
- Proof of Recognition: Eksiksiz olarak doldurulur. Ders saatleri ve yerel krediler misafir kurumda eğitim görüldüğü aşamada öğrenci tarafından doldurulmalıdır.
- İstanbul Ticaret Üniversitesi’nden alınacak nihai transkript (Final Transcript from Istanbul Commerce University): Değişim yapılan üniversiteden değişim sonrasında gönderilen/alınan transkriptin Bölüm koordinatörü tarafından not girişleri sisteme yapıldıktan sonra Nihai transkript öğrenci işlerinden alınarak; bir örneği sonra Değişim Programları Koordinatörlüğüne bırakılır.
- Öğrenci Nihai Rapor Formu (Student Final Report Form sent from Mobility Tool)
- Pasaportun ilk(fotoğraflı), giriş-çıkış ve vize sayfalarının fotokopileri (Photocopy of Passport ID Page, visa and entry-exit page): Okunaklı şekilde fotokopileri Değişim Programları Koordinatörlüğüne iletilir.
- Resimli Kişisel İzlenim Raporu (Personal Impression Report with photos)
OUTGOING STUDENTS CONTROL LIST FOR TRAINEESHIP
GİTMEDEN ÖNCE (BEFORE MOBILITY)
- Misafir Kurumdan alınacak Davet Mektubu (Acceptance Letter)
- Learning Agreement for Traineeships – Before Mobility: Staj faaliyetinde bulunacaklar için, Staj yapacağı kurum, öğrenci ve bölümü arasında imzalanır. Bölüm Erasmus Koordinatörünün denetiminde doldurulur, imzalanır, Değişim Programları Koordinatörlüğüne teslim edilir.
- Gerekli vize evrakları (Büyükelçilikten/Konsolosluktan istenecek): Öğrenci, büyükelçilik/konsolosluk sayfasında yazan gerekli evrakları kendisi hazırlar.
- Büyükelçilik/Konsolosluk Yazısı (Değişim Programları Koordinatörlüğün’den alınacak): Değişim Programları Koordinatörlüğü öğrencinin hareketliliğine ilişkin antetli kağıda resmi bir yazı hazırlar, öğrenciye verir.
- Pasaportun kimlik ve vize sayfalarının fotokopisi: Okunaklı şekilde Değişim Programları Koordinatörlüğüne teslim edilir.
- Sigorta Belgesi (Insurance Certificate): Türkiye ile bazı ülkelerin ikili sigorta anlaşmaları mevcuttur.
- Euro hesabının açtırılması: Öğrencinin Vize aldıktan sonra Vakıf Bank Mercan Şubesinden EURO hesabı açtırması gerekmektedir. Hibe euro olarak öğrencinin hesabına yatırılır. Öğrenci banka hesap cüzdanının fotokopisini ofise teslim eder.
- OLS (Online Linguistic Support) Erasmus Dil Desteği Başvurusu: Değişim Programları Koordinatörlüğü tarafından faaliyete katılacak olan öğrencinin mail adresine gönderilir.
- Erasmus Hibe Staj Sözleşmesi: Staj Hareketliliğinde bulunanlar için Değişim Programları Koordinatörlüğü ile öğrenci arasında imzalanır.
- Konaklama Başvuru Formu (Accomodation Form): Öğrenci, misafir kuruma konaklama seçeneklerini sorar ve seçeneklere göre karar verir ve konfirmasyon alır.
- Feragat Dilekçesi Staj Hareketliliğinden vazgeçenler bu dilekçeyi sunmak zorundadırlar.
DEĞİŞİM SIRASINDA (DURING MOBILITY)
- Katılım Sertifikası (Certificate of Attandance): Misafir olunan kurumdan imzalı ve mühürlü şekilde alınır. Kalış süresini belirtir.
- Staj Anlaşması (Training Agreement-During Mobility): Staj anlaşmasının devamında yer alır. Öğrenci misafir kuruma gittiğinde 2 hafta içinde bu formu düzenler ve imzalı olarak Değişim Programları Koordinatörlüğüne iletilir. Öğrenci Ekle Çıkar sayfasında yapacağı her türlü değişikliği bölüm Erasmus Koordinatörünün onayı ve Değişim Programları Koordinatörlüğünün bilgisi dahilinde yapar.
DÖNDÜKTEN SONRA (AFTER MOBILITY)
- Staj Anlaşması (Training Agreement-After Mobility)
- Öğrenci Nihai Rapor Formu (Student Final Report Form sent from Mobility Tool)
- Pasaportun ilk(fotoğraflı), giriş-çıkış ve vize sayfalarının fotokopileri (Photocopy of Passport ID Page, visa and entry-exit page): Okunaklı şekilde fotokopileri Değişim Programları Koordinatörlüğüne iletilir.
- Pasaportun ilk(fotoğraflı), giriş-çıkış ve vize sayfalarının fotokopileri (Photocopy of Passport ID Page, visa and entry-exit page): Okunaklı şekilde fotokopileri Değişim Programları Koordinatörlüğüne iletilir.
- Resimli Kişisel İzlenim Raporu (Personal Impression Report with photos)