1) 2018 sözleşme dönemi için proje süresi 31 Mayıs 2020 tarihinde bitiyor. Virüs nedeniyle ertelenen faaliyetler, harcamaları 2019 sözleşme dönemi KA 103 hareketliliğinden karşılanacak şekilde ödenebilir mi?
Hareketlilik seçimleri ait oldukları sözleşme yılına yönelik kurallara göre yapıldığından bir sonraki sözleşme dönemine ertelenemez. Faaliyetler en fazla ait oldukları sözleşme döneminin proje bitiş tarihine kadar ötelenebilir.
2) Seçilmiş ancak COVID-19 nedeniyle faaliyete katılamamış öğrenci ve personel proje dönemi sonuna kadar faaliyetlerine katılamazsa, bu hakları bir sonraki sözleşme dönemine devreder mi?
Devretmez. Faaliyet ilgili sözleşme döneminin proje bitiş tarihine kadar ötelenebilir. Bu tarihe kadar gerçekleştirilemezse, ilgili öğrenci veya personelin hareketliliğe katılmak üzere ilgili hareketlilik türünde açılacak çağrılara yeniden başvurmaları gerekir. Hareketlilik mücbir sebep ile sonlandığı/iptal edildiği için bu katılımcılara daha sonra yapılacak seçimlerde önceki katılım sebebi ile eksi puan uygulanmaz.
Faaliyetlerin proje süresi içerisinde ileriki bir tarihe ötelenebilmesi için proje sürelerini uzatma imkânı tanınmıştır. Yükseköğretim kurumunun talebi üzerine en fazla 12 aya kadar uzatılabilecektir.
3) Seçilmiş ancak COVID-19 nedeniyle hareketliği iptal etmiş veya ötelemiş öğrencilerin bu iptal veya ötelemeden kaynaklı hangi harcamaları kabul edilebilir:
Hareketlilikle ilgili yapılan her harcama eğer ötelemeden veya iptalden kaynaklı olarak geri alınamayacak bir harcama niteliğine dönüşmüşse geri alınamadığı belgelenmesi ve hareketlilikle ilgisi kurulması şartıyla geri ödenebilir. Öğrencilerin yatırdıkları yurt/kira, vize ve sigorta harcamaları karşılanabilir. Bu durumda karşılama mümkünse yapılan tüm masrafın iadesi şeklinde değil, iptal sonrası uğranılan zararın tazmini şeklinde olmalıdır.
Coronavirüs salgını mücbir sebep durumuna özel; kalınan süreye ilave olarak ödenecek ek masrafların yanı sıra, öğrenciye sözleşmesinde belirlenen azami hibeden daha fazla tutarda ödeme yapılabilecektir. Katılımcının salgın nedeniyle öngöremediği ve kontrol edemediği durumlar (acil yurda dönme, eğitime geçici süreyle ara verilmesi, faaliyet bitmesine rağmen ülkeden çıkamama vb.) nedeniyle karşılaştığı olumsuzlukların en aza indirilmesi amaçlanmıştır. Her durumda katılımcılara verilebilecek tutar, üniversitenin kendi Erasmus bütçesi içerisinde değerlendirilerek, üniversitenin sözleşme tutarını geçmeyecek şekilde belirlenecektir. Katılımcıların belirtilen tüm
masraflarının karşılanamaması halinde, aynı durumdaki tüm katılımcılara aynı şartlar uygulanarak şeffaf ve adil bir yöntem Üniversitenin Erasmus yönetimince belirlenmeli ve uygulanmalıdır. İptal edilen / ara verilen ve ötelenen hareketliliklere ilişkin, karşılaşılan duruma göre aşağıdaki seçenekler uygulanır.
a) Faaliyete geç başlanması ve hiç başlanamaması:
– Faaliyetin uluslararası seyahatlerin geçici süreyle askıya alınması, eğitime ara verilmesi gibi sebeplerle planlandığı tarihte başlayamaması durumunda; sözleşme süresi içerisinde kalmak şartıyla, koşullar düzeldiği zaman faaliyet başlayacak ve öngörüldüğü şekilde gerçekleştirilecektir. Geç başlayan faaliyet olağan şekilde hibelendirilecektir.
– Faaliyete başlanamaması ve daha sonra da gerçekleştirilememesi halinde, faaliyetin gerçekleştirileceği öngörülerek yapılan ve iadesi alınamayan yukarıda belirtilen harcamalar öğrenciye ödenir. Öğrencinin daha sonraki sözleşme dönemlerinde seçimlere başvurması halinde kendisine -10 puan düşümü uygulanmaz.
b) Faaliyete başlanması, salgın nedeniyle kesilerek yurda dönülmesi ve faaliyetin sonlandırılması:
Katılımcının kalış süresine göre hesaplanan hibesine ilave olarak 3. maddede belirtilen harcamalar ödenir. Faaliyetin sonlandırılmış olması nedeniyle, olağan mücbir sebep hükümleri çerçevesinde, aynı sözleşme dönemi içerisinde faaliyetin tekrar gerçekleştirilmesi mümkündür. Tekrar gerçekleştirilen faaliyet olağan şekilde hibelendirilecektir. Faaliyetin sözleşme süresi içerisinde gerçekleştirilemediği durumda,
katılımcının daha sonraki sözleşme dönemlerinde seçimlere katılması halinde kendisine -10 puan düşümü uygulanmaz.
c) Faaliyete başlanması, salgın nedeniyle kesintiye uğraması, on-line eğitimle faaliyetin tamamlanması:
I. Katılımcının yurtdışından geri dönmeden, misafir olduğu kurumun çevrimiçi eğitimine devam ederek faaliyetini tamamlaması halinde yurtdışındaki faaliyet süresinin tamamı hibelendirilir; ayrıca seyahat, vize, konaklama vb. ek masraflar ödenmez.
II. Katılımcının yurda dönüş yaparak yurtdışındaki kurumun sunduğu çevrimiçi eğitimle faaliyetini tamamlaması halinde; fiziksel ve çevrimiçi eğitimden oluşan toplam faaliyet süresine göre hesaplanan hibesi sözleşmede belirtilen miktar kadar ödenir. Ayrıca 3. maddede belirtilen ve geri alınamayan veya iptalden kaynaklı ilave seyahat harcamaları yükseköğretim kurumunun hibe imkânları çerçevesinde katılımcıyla ek sözleşme yapılarak ödenebilir.
III. Faaliyet süresinin sözleşmede öngörülen süreden daha uzun sürmesi halinde gerçekleşen süreye göre hibe verilmesi üniversitenin KA 103 bütçesinin elvermesi halinde ek sözleşme yapılarak mümkündür Ayrıca ilave olarak 3. maddede belirtilen ve geri alınamayan veya iptalden kaynaklı ilave seyahat harcamaları yükseköğretim kurumunun hibe imkânları çerçevesinde katılımcıyla ek sözleşme yapılarak ödenebilir.Faaliyetin tamamlandığı bu durumlarda aynı sözleşme dönemi içerisinde katılımcıya yeniden otomatik hareketlilik hakkı tanınmaz. Ancak hareketliliğin olağanüstü koşullarda gerçekleştirilmiş olması nedeniyle katılımcının daha sonraki sözleşme dönemlerinde seçimlere katılması halinde kendisine -10 puan uygulanmaz.
d) Faaliyete başlanması, salgın nedeniyle kesintiye uğraması, yurda dönülmesi, fiziksel eğitimin tekrar başlaması ile misafir olunan kuruma tekrar gidilerek tamamlanması:
Katılımcının salgın nedeniyle eğitimine ara verildiği tarihlerde, ara verilen bu süre resmi tatil hükümlerine göre değerlendirilir ve hibelendirilir. Katılımcıya olağan hibesi dışında (seyahat, vize-sigorta harcaması vb.) hibe verilmez.
e) Faaliyete başlanması, tamamlanması, uluslararası seyahatlerin geçici süreyle askıya alınması nedeniyle yurda dönülememesi:
Katılımcının uluslararası seyahatlerin askıya alınması nedeniyle yurda dönemediği süre için aylık Erasmus hibesi ödenmeye devam edilir. Uluslararası hava ve kara sahalarının ulaşıma kapandığı tarihler Erasmus Ofisince takip edilerek katılımcının geç dönüşünün doğruluğu belirlenir, MT+ girişinde aktif faaliyet süresini belirlemek için katılım sertifikasında yazan dönüş tarihi yazılır. Fazla kalınan süre için pasaport dönüş tarihi dikkate alınır ve hibe elle hesaplanarak “EU Individual Support” bölümüne yazılır.
4) COVID-19 nedeniyle bulunduğu ülkeden dönmüş bir öğrenci business sınıf bilet almış, bunun bedeli karşılanabilir mi?
Genel Program kuralları gereği seyahatlere ilişkin tüm harcamalar ekonomi sınıfı olmalıdır. Ancak yine mücbir sebebe dayalı olarak istisnai hallerde (örneğin öğrencinin İtalya’da bulunduğu bölgeden acilen ayrılması gerekiyorsa ve bulabildiği tek uçuşta sadece business sınıf yer varsa ) business sınıf bilet de uygun harcama olarak kabul edilebilir. Keza, öğrencinin bulunduğu ülke ile uçuşlar askıya alındı ise öğrencinin hareketlilik yaptığı ülkeden farklı bir ülke üzerinden yurda dönmesi durumunda yapılacak ekstra seyahat harcaması da tazmin edilebilir.
5) Mezuniyet tarihinden itibaren bir yıl içerisinde tamamlanması gereken mezuniyet sonrası staj hareketliliğinde mücbir sebep ile süre uzatımı yapılabilir mi?
Proje bitiş süresini geçmeyecek ve mezuniyet sonrasında 1 yıl içinde gerçekleşme kuralına uyacak şekilde erteleme yapılabilir. (Komisyonun daha sonraki bilgilendirmeleri çerçevesinde bu kural aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.)
Mezuniyet sonrası stajı gerçekleştirmek için 6 ay ek süre verilmiştir. Bu durumda; Coronavirüs nedeniyle gerçekleştirilemeyen mezuniyet sonrası staj faaliyeti proje bitiş süresini geçmeyecek ve mezuniyet sonrasında 18 ay içerisinde gerçekleşme kuralına uyacak şekilde
ertelenebilir.
6) Personel hareketliliği katılımcılarının yapmış olduğu konaklama ücretleri ödenebilir mi?
İadenin mümkün olmaması durumunda belgelenmesi kaydıyla tamamı o ülke için tespit edilen günlük bireysel destek miktarını aşmayacak şekilde tazmin edilebilir. Değişiklik veya iptallerden kaynaklı cezalar da aynı şekilde ödenebilir.
7) Personel hareketliliğinde faaliyet iptali veya ötelemeden kaynaklı seyahat harcamaları geri ödenebilir mi?
İadenin veya değişikliğin mümkün olmaması durumunda belgelenmesi kaydıyla personelin faaliyetinin gerçekleşeceği ülke için belirlenen “mesafe bandı” kadar miktarı geçmeyecek şekilde ödeme yapılabilir. Mesafe bandı için belirlenen miktar bilet bedelinden fazlaysa bilet bedeli kadar ödeme yapılabilir.
8) Mücbir sebep ödemeleri için hangi belgeler geçerlidir?
Harcamaya konu olan hizmete ilişkin ödemenin yapıldığını, ancak hizmet alınamamış olsa bile ödenen ücretin iadesinin alınamadığını gösteren belgeler, hizmet sunan kişi veya kurumdan alınan ücret iadesi yapılamadığını gösteren belgeler; kurumsal belge düzenlenemeyen durumlarda tutanaklar, e-posta yazışmaları kabul edilir. Sosyal ve ekonomik yaşama ilişkin alışılagelen düzenin askıya alındığı bu felaket döneminde her bir özel durum ayrı ayrı incelenerek harcamanın yapılmış, hizmetin alınamamış ve kısmen veya tamamen ücret iadesi alınamamış olduğunun açıkça anlaşılabildiği tüm belgeler kabul edilmelidir. İadenin kısmen veya tamamen mümkün
olmadığının belgelenememesi durumunda, katılımcının iadenin mümkün olmadığına yönelik imzalı beyanının alınması yeterli olacaktır.
Faaliyet başlangıç bitiş tarihleri için Katılım Sertifikası esas olmakla birlikte mücbir sebep durumunda pasaport giriş/çıkış tarihleri kullanabilecektir.
9) Öğrenim Anlaşmasında belirlenen program tamamlanamadan yurda dönülmesi halinde akademik tanınma nasıl sağlanır?
Yükseköğretim Kurulu Başkanlığının 13 Mart 2020 tarihli 1 sıra nolu Koronavirüs (Covid-19) Bilgilendirme Notu 10. Maddesi uyarınca;
https://www.yok.gov.tr/Sayfalar/Haberler/2020/coronavirus_bilgilendirme_1.aspx
öğrencilerin ders intibakları hususunda mağduriyet yaşamamaları için alınacak tedbirler yükseköğretim kurumlarınca alınmalıdır.
Mağduriyet yaşanmaması için uygulanabilecek olası yöntemler aşağıda yer almaktadır:
a) Öğrenci yurda döndüğünde kendisine geç kayıt imkânı sunulması ve eğitimine kendi üniversitesinde devam etmesi
b) Öğrenci yurda döndükten sonra yurtdışındaki üniversitede açılan on-line eğitime katılarak eğitimine devam etmesi
c) Öğrenci yurda döndüğünde yurtdışındaki üniversitenin açtığı veya kendi üniversitesinde açılan on-line eğitim olanaklarından yararlanmak üzere seçim yapması ve tercih ettiği online eğitimi devam etmesi
d) Yurtdışındaki üniversitede ve kendi üniversitesinde açılan on-line eğitimlerde Öğrenim Anlaşmasında yer alan ve başarılı olunduğunda tanınma sağlanacak programın tamamının bir kurumun sunduğu on-line programda bulunmuyor olması halinde, Öğrenim Anlaşması
programını tamamlamak üzere açılan on-line eğitim olanaklarının her ikisinden birden yararlanarak eğitimine devam etmesi
tavsiye edilmektedir.
1o. Öğrenciler yurtdışındaki kurumun sunduğu on-line eğitime Türkiye’de devam ederse bireysel destek hibesinin kalan kısmı ödenir mi?
COVID-19 nedeniyle hareketliliği yarıda bırakarak Türkiye’ye dönen ve yurtdışındaki kurumun sunduğu on-line eğitime Türkiye’de devam eden öğrencilerin bireysel destek hibesinin kalan kısmını alır. Ödeme 3.C’de belirtilen kural ve usullere yapılır.
11. Hibesiz giden öğrencilerin COVID-19’dan kaynaklı mücbir sebep harcamaları karşılanabilir mi? Karşılanabilirse hangileri?
Hibesiz öğrencilerin Türkiye’ye dönmek için yaptıkları seyahat harcamalarının ödenmesi tüm hibesiz öğrenciler için eşitlik ve şeffaflık ilkelerine uygun olmak şartıyla mümkündür.
12. 2020-2021 Akademik yılı Güz döneminde Hareketliliğe çevrimiçi olarak başlamak mümkün mü?
Avrupa Komisyonu, Küresel salgın nedeniyle alınan önlemlerin 2020 güz dönemindeki öğrenci öğrenim ve staj hareketliliklerini de etkileme ihtimaline yönelik olarak geçici bir tedbir mahiyetinde hareketliliklerin fiziksel olarak başlayamaması durumunda çevrimiçi başlayabilmesine onay vermiştir.
Öğrenci/personel hareketliliğinin çevrimiçi başlaması, küresel salgının seyrine göre çevrimiçi devam etmesi ve çevrimiçi tamamlanması AB Komisyonu tarafından COVID-19 tedbirleri kapsamında uygun kabul edilmiştir.
Bu ihtimallere ilişkin hibelendirme şu şekilde olacaktır:
a) Hareketlilik çevrimiçi başlayıp fiziksel olarak tamamlanmışsa: çevrimiçi hareketlilik süresince bireysel destek alınmaz, fiziksel hareketlilik için olağan bireysel destek hibesi verilir.
b) Hareketlilik çevrimiçi başlayıp çevrimiçi tamamlanmışsa: bireysel destek hibesi verilmez. Ancak hareketliliğin fiziksel olarak tamamlanacağı düşüncesiyle katılımcı tarafından yapılan harcamalar 3.a maddesinin II. bendine göre karşılanır.
c) Hareketlilik fiziksel başlayıp salgının seyrine göre çevrimiçi tamamlanabilir. 3.c’deki kurallara göre hibe verilir
d) Hareketlilik fiziksel başlayıp fiziksel tamamlanır: olağan bireysel destek hibesi verilir.
e) Dersler sanal olarak ev sahibi ülkede alınır: olağan bireysel destek hibesi verilir.
13. Çevrimiçi hareketliliklerde Çevrimiçi Dil Desteği (OLS) sağlanabilecek midir?
Avrupa Komisyonu Pandemi sebebiyle OLS ile de ilgili çeşitli kararlar almıştır. Buna göre:
a. Halihazırda hareketlilik yapan (örgün veya çevrimiçi) katılımcılara var olan sürelerine ek olarak hareketlilik bitiminden sonra geçerli olmak üzere 4 ay ek kurs süresi tanımlanabilecektir.
b. An itibarıyla hareketliliğe başlaması gereken ancak pandemi sebebiyle hareketliliğe başlayamayan ve OLS sistemine henüz erişimi olmayan katılımcılara dil ve kurs lisansı atanması tavsiye edilmiştir. OLS sistemine katılımcının planlanan faaliyet süresi girilerek
atama yapılabilecektir.
c. 2020 yılı içerisinde hareketlilik yapmak üzere seçilmiş, önümüzdeki dönemde hareketliliğe başlayacak ve OLS sistemine henüz erişimi olmayan katılımcılara dil ve kurs lisansı atanması tavsiye edilmiştir. OLS sistemine katılımcının planlanan faaliyet süresi girilerek
atama yapılabilir. 2020 yaz veya güz döneminde hareketliliğe başlaması planlanan katılımcılar, hareketliliklerini iptal ettikleri takdirde atanan lisanslar yerine yükseköğretim kurumlarımıza ekstra lisans ataması yapılabilecektir.
14. Bahar Döneminden Güz Dönemine uzatma yapmak mümkün mü?
Küresel salgın koşullarına özgü olarak üniversitenin elinde hibe olması ve sözleşme bitiş süresinin uzatılmış faaliyet bitiş süresini kapsaması halinde mümkündür.